Rédigé par Sophie ROLDAN, Chargée de mission Pérennité et transmission
Paru dans le Gesec Magazine n°250 – Été 2020


Comment prendre les bonnes décisions dans la période d’incertitude qui s’ouvre ? Le GESEC vous propose une palette d’outils et d’indicateurs de gestion, financiers, économiques et commerciaux qui vous permettront d’avoir, en temps réel, une vision globale de la santé de votre entreprise et de ses perspectives. Fortement recommandés en temps ordinaire, ces instruments se révèlent indispensables en période de crise.

Chute de trésorerie, perte de rentabilité, incertitude sur le développement commercial : avec la crise sanitaire, les entreprises de notre secteur, comme beaucoup d’autres, subissent les conséquences d’un ralentissement brutal de l’activité. L’ampleur des impacts financiers de ce phénomène est variable selon le marché, le niveau d’activité et le nombre de salariés, la rentabilité et la situation financière initiale. Sans données factuelles à jour, elle reste difficile à appréhender et soumise à la subjectivité du chef d’entreprise. Pour suivre l’évolution de votre entreprise dans cette période d’incertitude, les outils et indicateurs de gestion, financiers, économiques et commerciaux sont plus que jamais essentiels au pilotage. Avoir, en un coup d’oeil et à tout moment, une vision globale de la santé de l’entreprise et de ses perspectives vous aide à anticiper et à prendre les décisions adaptées à sa pérennité. Ces données régulièrement mises à jour sont aussi une source de réassurance tant pour votre entreprise que pour vos partenaires. Afin de vous accompagner dans cette
démarche, le GESEC met à votre disposition une palette d’outils de gestion et d’indicateurs organisés selon trois axes.

CONTRÔLER VOTRE TRÉSORERIE

Pendant cette période, la trésorerie chute pour deux raisons :

  • La perte immédiate de chiffre d’affaires et donc des ressources générées par l’activité (perte de rentabilité)
  • L’augmentation du besoin en fond de roulement à la reprise d’activité, avec le réapprovisionnement des chantiers (stock), la remise en activité des équipes (travaux en cours) et le décalage d’encaissement des créances clients comparé à celui du règlement des fournisseurs.

C’est pourquoi, la première étape dans l’accompagnement du GESEC a été de vous inciter à réaliser un budget prévisionnel
de trésorerie
sur 9 ou 12 mois.

Il vous permet de :

  • Estimer le niveau de perte de trésorerie et déterminer le moment du pic minimal
  • Calculer le besoin de financement nécessaire pour passer le cap
  • Connaître le volume mensuel de vos dépenses fixes et de vos dépenses variables
  • Donner un indicateur de référence (scénario d’activité) pour vous situer par rapport à vos futures réalisations
  • Le réajuster mensuellement.

Une fois ce tableau réalisé, le GESEC peut vous mettre en relation avec Michel Dubois d’Enghien pour vous conseiller sur la stratégie bancaire à adopter.
En termes de suivi régulier, l’évaluation du besoin en fond de roulement est à mettre sur votre tableau de bord mensuel, avec pour indicateurs simples :

  • Le montant fin de mois de vos créances clients
  • Le montant fin de mois de vos dettes fournisseurs
  • Le niveau des stocks (théorique)
  • La courbe d’évolution de la trésorerie

Vous retrouverez l’ensemble des dossiers « sauvegarder sa trésorerie », « demande de financement », « process du recouvrement des créances » et « modèles d’indicateurs » sur l’extranet du GESEC.
Partenaire conseil : Michel Dubois d’Enghien (MDE Conseil).


MESURER L’ÉVOLUTION DE VOTRE RENTABILITÉ

Les chantiers s’organisent à nouveau, avec des nouvelles conditions d’hygiène et de sécurité pour un temps certain. Des coûts supplémentaires sont à intégrer pour l’entreprise, ainsi que des temps d’organisation et de réalisation des travaux. Les entreprises ne peuvent supporter l’intégralité de ces coûts sans impacter la rentabilité. Vous devez mesurer ces impacts au fil de l’eau pour corriger, ajuster et décider.
Au préalable, construire un prévisionnel d’activité (notamment les budgets de charges fixes et taux de charges variables) vous permet de :

  • Calculer votre seuil de rentabilité économique et financier (chiffre d’affaires d’équilibre) et connaître le niveau à atteindre mensuellement pour être rentable : c’est votre votre fil rouge !
  • Travailler la cohérence des charges de l’entreprise avec votre activité et votre métier
  • Vous rassurer sur les objectifs définis ou vous alerter sur un manque de rentabilité
  • Calculer votre prix de revient à l’heure productive

Ainsi, sur votre tableau de pilotage, le suivi mensuel du chiffre d’affaires réalisé mesure l’écart avec votre seuil de rentabilité de référence.
Plus complet, le tableau de bord issu de la formation GESEC intègre le recalcul mensuel du prix de revient et la tendance du résultat de l’entreprise. Il nécessite la collecte de plus de données comptables. Au regard du contexte actuel, l’analyse des bilans de chantier devient indispensable. C’est le moment d’activer les logiciels adaptés ou, à défaut, de se référer au modèle Excel mis à votre disposition.


Ces constats peuvent engendrer de nouvelles négociations avec vos clients. Le GESEC vous propose, avec Jean-François Djannet, de la société ARGOS, un accompagnement sur les bonnes pratiques et la résolution d’éventuels litiges (cf. visioconférence enregistrée le 20/05/2020).


PLANIFIER VOTRE DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL ET ACTIVITÉ

Dans une telle conjoncture, les perspectives commerciales sont incertaines : elles diffèrent selon les réactions des clients (marchés), la stratégie offensive ou non de l’entreprise, son adaptabilité au « commerce à distance », le contexte régional…Une vision globale de votre prospection et de votre carnet de commandes permet d’anticiper et d’adapter l’entreprise à son marché.

Cette vision prospective à court terme se concrétise par :

  • Un suivi de votre activité commerciale pour chiffrer le volume d’affaires par rapport à vos objectifs, pour mesurer la réactivité de votre marché et l’efficacité commerciale de votre entreprise
  • Une planification prévisionnelle de vos chantiers pour adapter vos moyens humains à votre plan de charge d’activité future

Vous retrouvez un ensemble d’outils mis à votre disposition sur l’extranet du GESEC. Ils ne remplacent pas pour autant les logiciels adaptés et les sources fiables liées à vos données informatisées.


En conclusion, l’ensemble de ces outils et indicateurs permet d’évaluer, en temps réel, l’évolution de votre entreprise dans le contexte actuel afin d’être proactif dans la prise de décisions. Les dirigeants qui en étaient dotés avant la crise sanitaire ont pu décider plus facilement des actions à mettre en oeuvre pour aujourd’hui et demain. Cette réactivité est un atout essentiel pour rendre votre entreprise plus résiliente aux crises – financière, économique, sociale ou sanitaire – qu’elle doit traverser. En outre, cette capacité à s’adapter et à résister augmentera sa valeur en cas de transmission.

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